“说到必须做到”，建立有效的记录保持程序，以文件证明HACCP体系。准确的记录保持是HACCP计划成功的重要部分。记录提供了关键限值得到满足或当关键限值发生偏离时所采取的适用的纠正措施。同样地，记录也为加工过程调整，防止CCP失控提供了监控手段。记录应明确显示监控程序已被遵循，并应包括监控中获得的真实数值。它是HACCP计划审核的依据。记录保持的内容填写在HACCP计划表的第（9）栏中。
记录的种类：在HACCP体系中至少应保存以下四方面的记录：HACCP计划以及支持文件；关键控制点（CCP）监控记录；采取纠正措施的记录；验证记录。
（1）HACCP计划以及支持性文件。当危害分析显示有可能发生一种或多种食品安全危害时，企业必须建立并执行书面的HACCP计划。HACCP计划必须至少包括以下内容：
1）列出危害分析所确定的，可能发生，且必须对其加控制的食品安全危害（生物的、化学的和物理的）。
2）对已确定的食品危害列出CCP。
3）列明每个CCP必须满足的CL指标。
4）列明用于监控每个CCP的过程的频率，以确保与CL指标一致。
5）列出预采取的纠正措施计划。
6）提供记录CCP监控的记录保持体系。记录必须包括监控期间获得的实际值观察结果。
7）列明验证程序和频率。
HACCP支持文件包括用于制定HACCP计划的信息和资料。如书面的危害分析表、用于进行危害分析和建立CL的任何信息的记录。
支持文件可以包括：制定抑制细菌性病原体生长的方法时所使用的足够的数据，建立产品安全货架寿命所使用的数据，以及在确定杀死细菌性病原体加热强度时所使用的数据。除了数据以外，支持性文件也可以是与有关顾问或其他专家进行咨询的信件。
另外，支持性文件还应包括：HACCP小组的名单和他们的职责；在制定HACCP计划中采取的预期步骤的概要以及必须先具备的程序。
（2）CCP监控记录。HACCP监控记录是用于证明CCP处于受控状态而保存的。监控记录应该实际发生的事实，记录应具有完整性和原始性，有专人定期进行复查，而且应该至少每周审核一次，并签字，注明日期。以确保CCP按HACCP计划受控。记录的复查验证还将在“原理七：验证程序”中做进一步的讨论。通过审查监控记录，可以判断一个HACCP计划是否在有效运行和实施。
通过追踪记录上的值，操作者或管理人员可以确定一具加工是否正达到它的CL。通过记录复查可以确定倾向，以加工进行必要的调整。如果在CL发生偏离时前定期进行调整，加工者可以减少或消除由于采取纠正措施而消耗的人力和物力。
所有的HACCP监控记录应该是包含下列信息的表格：表头、公司名称和地址、时间和日期、产品确认（包括产品型号、包装规格、加工线和产品编码以及预期用途等）、实际观察或测量情况、CL、操作者的签名、记录被评审的日期以及评审人的签字。
（3）纠正措施的记录。纠正措施的记录除了一般的要求之外，应说明整个纠正措施的实施包括产品的评估和处理，描述偏离，负责人签名，必要时评审记录。详细的内容和记录格式可参见“原理五：纠正措施”。审核时就是看是否按照HACCP计划中所制定的纠正措施去实施，或者是否按HACCP法规中所述的要求去实施，应至少一周内进行审核。
（4）验证记录。
验证记录包括：检测设备的校验记录，产品的检验、试验记录（生物学，物理，化学）以及HACCP计划的验证记录，进口商验证记录，供货方保证书以及原料产品的验证记录，现场检查记录等。加工企业应在合理的时间内进行评审验证记录。
关于记录的验证在“原理七：验证程序”中还会做详细的讲解。
记录的要求：各项记录除满足各自的具体要求外，还必须满足下列要求：
1）严肃性-----各项记录是判断HACCP是否在执行的依据或CCP是否在控的证据，必须确保记录产生的严肃性；
2）真实性-----各项记录必须在现场观察时记录，不允许提前记录或之后补记，更不允许伪造记录；
3）原始性-----各项记录必须保持原始性，不允许任意涂改、删除或篡改；
4）完整性-----各项记录必须完整，不允许缺页、缺项、缺内容。因此，设计记录表格时，在满足记录要求的前提下，应使其具有可操作性，避免繁琐。
记录的审核和保存：根据法规要求，应对监控记录、纠正措施记录和验证记录进行定期评审，前两种记录要求在1周内完成，后一种记录要求在合理的时间内进行，所谓合理的时间是指加工企业应根据企业运转的情况，以及运转的稳定性来具体安排对验证记录的评审。审核人员应在记录上签字且注明审核日期。审核时主要审核是否按规定的方法和次数进行监测，是否符合CL，是否在必要时已采取了纠正措施（因为监控与纠正措施常常结合在一起，当然有时纠正措施也可另立档案）。
记录一般根据商品不同而需保存1~2年，即冷藏水产品为1年，而冷冻水产品或其他货物稳定的制品一般为2年，其他说明加工设备、工艺的有效性或研究报告应至少保存2年。可以用计算机保存记录，但应注意资料的完整性以及是否签名的一致性。
