㈠ 质量体系文件确定了职责的分配和活动的程序，是企业内部的“法规”。
----给出了最好的、最实际的达到质量目标的方法，编制和使用文件是具有动态的高增值的活动；
----界定了职责和权限，处理好了接口，使质量体系成为职责分明，协调一致的有机整体；
----“该说的一定要说到，说到的一定要做到”，文件成为组织的法规，通过认真的执行达到预期的目的。
㈡ 质量体系文件是质量体系审核的依据。
----证明过程已经确定并优化；
----证明文件规定已被有效实施；
----证明文件处于使用控制中。
㈢ 质量体系文件是企业开展内部培训的依据。
----文件作为培训全体员工的教材；
----寻求文件内容、技能及培训内容之间的适宜平衡；
㈣ 质量体系文件使质量体系改进有一个基础。
----依据文件确定工作过程要求可改进之处；
----当把质量改进成果纳入文件，变成标准化程序时，成果可得到有效巩固。