人类自觉改造世界的生产经营活动，是利用各种资源实现价值增值的过程。要实现价值增值的目的，过程必须具备三个特征：可控制，可改进，可追溯。这三个特征的实现，必须依赖记录，记录是通过客观描绘"过程的轨迹"，使过程可控制、可改进、可追溯。
记录是过程可控制的基础
管理体系采用过程的方法，推崇过程管理的模式。要有好的结果，必须通过控制控制过程实现既定的目标。可控制，就是为了确保过程达到预期目的，必须对过程的运行情况进行控制。控制是依据控制标准与过程的实际运行情况进行对照，发现问题并进行纠正的活动。过程的实际运行情况是靠测量实现的，过程测量会形成过程的有关记录，如生产过程中各种工艺参数的记录等。当所记录的过程参数超出设定的控制标准后，应立即纠偏，以确保过程在设定的范围内运行。因此，过程的记录要完整。它可能是对过程的实时连续记录，也可能是对重要的监测点进行记录，随意产生的记录往往不能产生预期效果。
目前，很多企业在管理中仍然存在相当多的随意性，对一些重要管理活动缺乏策划，没有落实相应的管理程序与要求，没有形成充足的证据，即记录。没有记录，就无法对过程进行控制，管理活动就会有较大的随意性，就会出现一些失控的"死角和交叉带"。因此，对活动记录的完善是体系建设的基础工作之一。
记录是过程可改进的前提
持续改进是管理体系的基本要求，实现体系的微观基础是实现对每个过程的改进。对体系和对过程的改进都是通过PDCA循环实现的，即通过计划、执行、检查、处置四个环节形成一个管理闭环，形成一个连续的过程链，上一个环节是下一个环节的输入。从管理改进是一种管理决策，有效地决策必须建立在数据和信息分析的基础上。基于事实的决策，首先要有基于记录的事实。
从很多企业的情况看，用于管理改进的记录不是太多，太繁琐的问题，而是不全面、不完整、不规范的问题。精细化管理较之以前的粗放管理可能是一种"繁琐"，但经过梳理、规范和系统化后，将逐渐显现其效应。首先，要达到每个流程都清晰的设计和使用必要的记录；然后，是记录数量和格式内容的改进与精简，数据信息系统化，数据采集自动化，有效信息共享化，重要信息安全化。这些目标有助于过程的改进和完善。
记录是过程可追溯的保证
可追溯是通过建立过程与记录的映射关系，通过记录反映过程运行的特征。可追溯特征也是可控制和改进的基础。可追溯的作用包括两个方面：一是确保过程在出现问题之后采取形影的措施，二是对出现问题的过程进行责任追究。第一个方面的作用是通过控制与改进实现的，第二个方面的作用在于对过程的操作者和管理者产生一定的约束作用，促使其严格按照过程要求进行操作和管理。
记录还是"尽职尽责"的证据，工作完成得好，它是业绩的记载；工作除了纰漏，它是"免责"的依据。例如，在一个无人难题的责任认定中，有些记录的缺失，成了一些人心中永远的痛。虽然尽了应尽的职责，做出了正确的判断，并表达了自己的决策意见和建议，但因为没有留下记录，查无证据，不得不接受处罚。在工作中、活动中留下关键证据（记录）的重要性和必要性，已被越来越多的人认识和利用。
