什么叫记录？ISO9000：2000标准中讲得十分清楚，阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。简短的一句话，给记录下了一个完整、精辟而确切的定义。理解和掌握这个定义，对记录的填写十分有益。正因为对记录的定义和内涵不能深刻理解，所以不少组织在记录的填写方面出现这样或那样的问题，比较明显的可归纳为两点：一是不完整，二是不规范，不能有效地起到记录的应有作用。记录的作用是用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。记录在目前情况下，对于很多组织来说，它虽不是提供证据的唯一性文件，但它却是非常重要也是最主要的证据，很多证实要靠记录来支撑和体现，如一个活动的过程及其结果，往往通过记录来反映，产品的检验和试验更是如此，通过对产品的检验和试验，可以判断产品与其标准／检验规程的符合程度，最终给产品予以恰如其分的评价——合格与不合格、适用与不适用。
既然产品检测记录如此之重要，那么对其主要要求应是什么呢？真实、清晰、完整、有效、规范和具有可追溯性，这是对产品检测记录的基本要求，也是最重要的要求。
真实——指记录应反映客观的、实实在在的存在，而不是人为的编造；
清晰——指记录应字迹清楚，能使查阅者一目了然；
完整——指产品标准／检验规程规定的全部内容，都有相应的检测结果，而不是丢三拉四，更不是随意填写；
有效——指在实现目的方面能达到预期的效果；
规范——指记录中所用的文字、数字、符号、字母等应符合标准、国际通行惯例和组织相关文件的规定；
可追溯性——指追溯所考虑对象的历史，应用情况或所处场所的能力。就产品而言，可追溯性可涉及到：
a) 原材料和零部件来源；
b) 加工过程的历史；
c) 产品交付后的分布和场所。
然而在审核中经常看到产品的检测记录不符合上述要求的情况：
——记录不完整，如时间，比较多的是年、月、日中往往漏填一个或二个；产品的名称、型号、规格、状态等记录不全；检测检验依据的标准／规程名称、代号（编号）、版本记录不全；有的检测项目结果未填或没有结论。
——数量不明，有的是缺少送检数，有的缺少抽检数。
——试验条件记录不充分，有的缺少环境温度、湿度；耐压强度就记“√”或合格/通过，至于在什么情况下（比如什么电压、多大电压、经历多长时间等）合格/通过，体现不出是否满足了标准/试验规程的要求。
产生上述情况的原因有：
一是对产品检测人员的培训不到位，或培训的有效性不够。对产品检测人员的培训，不能仅停留在学习 ISO9001:2000标准8.2.4条款及相关程序上，应紧密结合其工作实际与需要来培训，笔者认为在深刻理解标准相关条款及其程序的基础上，还应学习和掌握如下内容：
a) 对产品标准检验规程的学习、理解和掌握；
b) 抽样方法及其实施；
c) 常用仪器和器具的使用要求；
d) 有关法定计量单位的掌握及换算；
e）填写产品检测记录/报告的要求。
掌握了上述五点，对于一个工作认真负责的检测人员，填写一份完整而规范的产品检测记录/报告应该是不难的。
二是检测人员对记录的含义及其重要性学习理解不够。既然记录作为一种重要证据，记录能否充分起到证据的作用，这是每个产品检测人员始终应关心的地方。
三是检测人员的质量意识和工作责任心不强。产品制作人员的质量意识固然重要，作为产品质量把关的检测人员的质量意识则更为重要了。这种质量意识常常反映在工作的责任心上。不可设想，记录中小数点写错，计量单位写错，换算不准确，漏写某项，乃至判断有误，将会给组织带来意想不到的损失，轻则使顾客对产品质量产生怀疑、抱怨，甚至不相信，重则失去顾客和市场。可见，产品检测人员的一丝不苟的负责精神是何等的重要。
四是记录表式、报告栏目设计欠妥，集中表现在完整规范和可操作性不强方面，常见的是该有的没有，不需要的反而有，前面讲的时间填得不全，产品检测报告签字不全等，如能在报告的适当地方有
编制：XXX ____年____月____日，
审核／批准： X X X____年____月____日，这样产品检测人员填写起来既方便，又避免了填写不规范的情况。
在填写检测记录/报告时，笔者认为提供实测值十分必要，当产品标准／检验规程对检测项目特性有量化规定时，对一个或几个样品（如不多于五个）的检测记录，笔者看到的结果有打“√”的，有写“合格”或“通过”的，笔者认为，凡此种种，均不适合，宜写实测值，只有实测值才能真实地反映产品符合其标准／检验规程的程度，在这个基础上，顾客可以挑选自己最适用、最满意的产品。
当检测的样品比较多（如超过5个）时，有的仍打“√”，或仍写“合格”、“通过”，还有的填一个代表值——平均值，笔者认为填平均值也不妥，应填范围值。这样能较客观地反映产品符合其标准／规程的真实情况。
产品的检测记录／报告是组织质量管理体系运行中形成的重要文件之一，不可缺少，而且应当完整和规范，当需要时，可以提供，更可起到“证实”的作用。这里讲的检测记录包括进货产品、过程产品（首检、巡检或抽检、完工检）和成品的检测记录，包括代表组织交付给顾客的最终产品的检验报告，这些记录/报告反映满足其标准/检验规程的情况应是一致的，并且做到完整、规范和具有可追溯性。
